Le Comité d’organisation fonctionne suivant les objectifs suivant :

• Planification des évènements : organiser et coordonner les événements et activités de l’association ;
• Coordination des activités : assurer la cohérence et l’efficacité des diverses initiatives au sein de l’association ;
• Logistique et gestion : gérer les aspects logistiques, y compris les lieux, les équipements et les ressources nécessaires ; et
• Évaluation et suivi : évaluer le succès des événements et activités pour apporter des améliorations continues.

Les activités clés du comité sont entre autres :

• Planification stratégique : développer des plans détaillés pour chaque événement ou projet, incluant les objectifs, les ressources nécessaires, et les calendriers ;
• Coordination interne : travailler en étroite collaboration avec les autres comités et sous-comités pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées ;
• Gestion logistique : organiser les aspects pratiques des événements, tels que la réservation des lieux, la gestion des invitations, et la coordination des bénévoles ; et
• Suivi et évaluation : recueillir des retours après chaque événement pour évaluer le succès et identifier les domaines d’amélioration.

Le comité d’organisation est composé de :

• Président(e) du comité : diriger le comité et supervise toutes les activités d’organisation ;
• Coordinateurs de projet : responsables de la gestion spécifique de chaque événement ou projet ;
• Chargés de logistique : gérer les aspects logistiques et opérationnels des événements ; et
• Volontaires et assistants : appuyer les diverses activités d’organisation et d’exécution des événements.

Le comité fonctionne en suivant le processus suivant :

• Identification des besoins : recueillir les besoins et les attentes des membres de l’association pour planifier les événements pertinents ;
• Développement de plans : élaborer des plans détaillés pour chaque événement, incluant les objectifs, les ressources, et les calendriers ;
• Mise en œuvre : coordonner l’exécution des plans, en veillant à ce que toutes les tâches soient accomplies dans les délais et le budget prévus ;
• Gestion des ressources : allouer et gérer les ressources nécessaires, y compris les finances, le personnel, et les équipements ; et
• Suivi et évaluation : évaluer la réussite des événements, recueillir des retours et ajuster les plans futurs en conséquence.

Le comité d’organisation apporte plusieurs avantages essentiels tels que :

• Efficacité : assurer que les événements et les activités sont bien planifiés et exécutés, maximisant l’utilisation des ressources ;
• Coordination : faciliter la coordination entre les différents comités et sous-comités, garantissant une approche cohérente et intégrée ;
• Engagement des membres : encourager la participation active des membres de l’association et renforcer le sentiment de communauté ;
• Visibilité et notoriété : accroître la visibilité de l’association et renforce sa réputation à travers des événements bien organisés ; et
• Amélioration continue : utiliser les retours pour améliorer constamment les processus organisationnels et la qualité des événements.